Aide pré-affiliation Club à la Fédération Française de Force

Bienvenue sur la partie “Mode d’emploi”  de la pré-affiliation Club.

Cette notice a été éditée pour vous aider à bien démarrer sur votre espace club intranet personnalisé.

 

1 – Après que vous ayez finalisé et rempli les conditions de l’étape 1 (https://www.ffforce.fr/pre-affilier-votre-club/) du processus de pré-affiliation, vous devez attendre de recevoir vos identifiants de connexion à votre espace intranet fédéral. Ces codes d’identification vous seront envoyés sur l’adresse email qui a été fournie lors de votre pré-affiliation.

Si vous n’avez pas reçu cet email veuillez prendre contact avec nous via le formulaire contact (https://www.ffforce.fr/contact-page/). Si vous avez reçu vos codes d’identification, veuillez vous connecter dès maintenant à votre espace club: (https://ffforce-goal.multimediabs.com/). Attention lors de votre première connexion il est conseillé de na pas effectuer de copié-collés sur les identifiants login et mot de passe.

2 – Lors de votre première connexion, le système va vous demander de modifier votre mot de passe “primaire” qui vous avait été fourni dans votre email de confirmation avec les codes d’accès. Attention vous devez mettre dans “Mot de passe actuel” le premier mot de passe qui vous avait été fourni dans l’email de confirmation, et dans “Nouveau mot de passe” le nouveau mot de passe que vous avez choisi et que vous devez mémoriser à l’avenir. Ce nouveau mot de passe doit être répété dans “Répéter mot de passe” vous pouvez ici faire un copié collé pour ne pas vous tromper.

 

3 – Un fois la première connexion établie vous allez voir apparaitre votre espace d’accueil personnalisé. Pour qu’un club puisse s’affilier à la Fédération Française de Force il doit au minimum être constituer d’un bureau constitutif de 3 personnes: (Exemple: Président, Trésorier et Secrétaire). Il va donc vous falloir constituer votre “trio” avant que l’affiliation soit effective. Vous n’avez normalement que deux personnes à enregistrer pour compléter votre bureau puisque le président a déjà été enregistré lors de la pré-affiliation en Étape 1.

A- Pour cela, dirigez-vous sur votre menu vertical de gauche dans la rubrique “Instances”:

Accueil > Structures > Structure courante > Instances

Quand vous êtes situés dans “Instances” vous devez créer les deux derniers membres de votre bureau constitutif.

Pour cela, veuillez cliqué sur “Créer une fonction”, de là vous allez arrivez sur un moteur de recherche de personnes existantes. Hors comme c’est votre toute première affiliation vous n’avez encore aucune personne pré-enregistrée à qui vous pourriez attribuer les deux dernières fonctions du bureau.

Dans “Nom” vous allez mettre “Nean” ou “Aucun” , puis vous cliquez “Rechercher” et enfin vous cliquez “Créer une nouvelle personne”.

B- Vous êtes maintenant dans “Création une fonction” rubrique “Identité”:

Ici vous devez enregistrez la deuxième personne de votre bureau sur les deux manquantes. Vous pouvez tout a fait vous contenter de remplir les champs obligatoires uniquement.

A chaque fois que vous allez enregistrer une personne celle-ci recevra ses propres identifiants sur son adresse de messagerie, elle aura donc par la suite l’occasion de compléter soi-même ses informations personnelles.

Ne saisissez pas la ville dans son champ, en effet celui est intuitif, vous aurez un choix de ville au moment où vous saisirez le code postal.

C- Vous êtes maintenant dans “Création une fonction” rubrique “Détail de la fonction”:

  • Dans instance vous laissé bureau exécutif
  • Dans fonction vous choisissez la fonction de la deuxième personne du bureau que vous enregistrez. Par exemple: Secrétaire ou Trésorier
  • Dans code envoi courrier vous mettez personnel
  • Dans date de début de validité vous laissé la date pré-remplie

Vous cliquez ensuite suivant.

D- Vous êtes maintenant dans “Création une fonction” rubrique “Code d’accès”:

Ici en tant qu’administrateur de votre intranet club vous donnez des droits à cette deuxième personnes de votre bureau executif.

Tous les rôles de gestionnaire ont la capacité de modifier, éditer et supprimer des informations. Les rôles de consultants ne peuvent que lire (En lecture seule) et observer. Attention on ne peut pas être consultant et gestionnaire en même temps.

E- Pour finir vous devez créer la 3ème et dernière personne obligatoire constitutive de votre bureau et répéter exactement la même procédure que pour votre deuxième fonction créée juste auparavant.

Cliquez donc  sur “Créer une fonction”, de là vous allez arrivez sur un moteur de recherche de personnes existantes et vous suivez le même processus que pour l’étape d’avant.

4 – Votre bureau constitué au minimum de 3 personnes est à présent constitué mais votre club n’est pas encore affilié et les membres de votre bureau ne sont pas licenciés. Vous pouvez désormais procéder à votre affiliation effective à la Fédération Française Force.

Pour se faire dirigez-vous sur:

Accueil > Adhérent/licenciés > Création des licences

  • Ici on vous demande “Merci de valider le bureau avant de saisir des licences”: Vous devez cliquer “Valider”
  • Tout de suite après on vous demande “Pour saisir une licence, vous devez régler votre affiliation, voulez-vous vous affilier?”: Vous devez cliquer “Valider l’affiliation”
  • Félicitations votre club est presque affilié mais pour qu’elle soit effective votre club doit au moins licencier les 3 membres de son bureau exécutif, c’est pour ça que vous voyez le message en rouge “Les membres du bureau doivent posséder une licence active!”
  • Vous devez donc maintenant prendre les 3 licences de votre bureau et pour se faire vous devez pour chacun d’eux cliquer sur le petit rond noir avec une flèche vers la droite qui se situe tout à droite de chaque ligne à droite de la colonne ville.

Une fois que vous avez cliqué sur ce petit bouton, vous allez pouvoir prendre vos toutes premières licences:

Étape 1: Création de la Personne

Étape 2: Licence Fédérale (Compétiteur, Arbitre ou dirigeant) ou Loisir

Étape 3: Options (Assurance), celle-ci n’est pas obligatoire

Étape 4: Informations complémentaires concernant le certificat médical, les fonctions et activités privilégiées. Il n’est pas impératif de posséder le certificat médical pour finaliser la prise de licence mais il le sera pour la première compétition.

Étape 5: Récapitulatif et validation.

Vous devez répéter le même processus pour les deux autres membres du bureau. Quand les trois membres du bureau auront été licenciés vous serez officiellement affilié à la Fédération Française de Force.

Pour consulter vos opérations financières vous devez vous rediriger sur:

Accueil > Structures > Structure courante > Opérations Financières

Ici vous pourrez à tout moment consulter le solde de votre compte. Il apparait débiteur c’est normal, ne vous inquiétez pas. Vous nous avez signé une autorisation de prélèvement automatique qui permettra à la Fédération Française de Force de faire les acquittements tous les 10 du mois. Attention, toute opération financière effectuée avant le 5 du mois exclu sera débitée le 10 de ce même mois. Toute opération effectuée après le 5 du mois sera débitée le 10 du mois d’après.

Cette documentation est la pour vous aider dans un premier temps, elle n’est pas complète. Nous la ferons évoluer tous ensemble en fonction des différents retours que nous aurons au fur et à mesure du temps. N’hésitez donc surtout à venir la consulter si besoin.