Aide ré-affiliation Club à la Fédération Française de Force

Bienvenue sur la partie “Mode d’emploi”  de la ré-affiliation Club.

Cette notice a été éditée pour vous aider à bien démarrer sur votre espace club intranet personnalisé, elle sera mise à jour régulièrement.

Vous devez la suivre jusqu’au bout même si vous pensez ne pas en avoir besoin pour éviter certaines erreurs qu’il y a pu avoir pendant la phase de test. Au moins la première fois.

Toutes les importations de certificats médicaux et coordonnées bancaires pourront se faire ultérieurement mais vous pouvez dés à présent vous affilier et prendre des licences sans ces informations. Attention, n’oubliez pas de modifier les dates de naissance par défaut de vos membres avant de valider leurs licences. De plus vous devez vous attribuer les rôles de gestionnaire dans votre structure sans quoi vous ne pourrez plus accéder à votre propre espace fédéral avec vos identifiants.

1 – Après que vous ayez finalisé et rempli les conditions de l’étape 1 (https://www.ffforce.fr/re-affilier-votre-club/) du processus de ré-affiliation, vous devez attendre de recevoir vos identifiants de connexion à votre espace intranet fédéral. Ces codes d’identification vous seront envoyés sur l’adresse email qui a été fournie lors de de la saison 2014-2015 à la FFHMFAC.

Si vous n’avez pas reçu cet email veuillez prendre contact avec nous via le formulaire contact (https://www.ffforce.fr/contact-page/). Si vous avez reçu vos codes d’identification, veuillez vous connecter dès maintenant à votre espace club: (https://ffforce-goal.multimediabs.com/). Attention lors de votre première connexion il est conseillé de na pas effectuer de copié-collés sur les identifiants login et mot de passe.

2 – Lors de votre première connexion, le système va vous demander de modifier votre mot de passe “primaire” qui vous avait été fourni dans votre email de confirmation avec les codes d’accès. Attention vous devez mettre dans “Mot de passe actuel” le premier mot de passe qui vous avait été fourni dans l’email de confirmation, et dans “Nouveau mot de passe” le nouveau mot de passe que vous avez choisi et que vous devez mémoriser à l’avenir. Ce nouveau mot de passe doit être répété dans “Répéter mot de passe” vous pouvez ici faire un copié collé pour ne pas vous tromper. Attention ce mot de passe doit contenir au moins 8 caractères avec des chiffres et des lettres.

3 – Un fois la première connexion établie vous allez voir apparaitre votre espace d’accueil personnalisé. Pour qu’un club puisse s’affilier à la Fédération Française de Force il doit au minimum être constituer d’un bureau constitutif de 3 personnes: (Exemple: Président, Trésorier et Secrétaire). Il va donc falloir dans un premier temps que vous vérifiez votre “trio” avant que votre ré-affiliation soit effective. Vous n’avez normalement rien à modifier puisque votre bureau constitutif de club doit être identique à celui de l’année précédente enregistré auprès de la FFHMFAC. Pour des raisons techniques, toutes les dates de naissances sont datées à 1900 vous devez donc toutes les mettre à jour pour chaque membre de votre bureau.

3-A- Pour vérifier tout cela, dirigez-vous sur votre menu vertical de gauche dans la rubrique “Instances”:

Accueil > Structures > Structure courante > Instances

Si des personnes physiques ne correspondent plus à des fonctions du bureau exécutif de votre club vous devez les supprimer et les remplacer si besoin. Attention votre bureau doit au minimum être constitué de trois personnes avec trois fonctions différentes.

Pour supprimer une personne vous devez cliquer sur la croix rouge et valider sa suppression pour que celle-ci soit effective.

Si vous souhaitez ré-créer la fonction manquante:

Veuillez cliqué sur “Créer une fonction”, de là vous allez arrivez sur un moteur de recherche de personnes existantes. Hors comme c’est votre toute première ré-affiliation vous n’avez encore aucune personne pré-enregistrée à qui vous pourriez attribuer les  fonctions du bureau à remplacer.

Dans “Nom” vous allez mettre “Nean” ou “Aucun” , puis vous cliquez “Rechercher” et enfin vous cliquez “Créer une nouvelle personne”.

3-B- Vous êtes maintenant dans “Création une fonction” rubrique “Identité”:

Ici vous devez enregistrez la deuxième personne de votre bureau sur les deux manquantes. Vous pouvez tout a fait vous contenter de remplir les champs obligatoires uniquement.

A chaque fois que vous allez enregistrer une personne celle-ci recevra ses propres identifiants sur son adresse de messagerie, elle aura donc par la suite l’occasion de compléter soi-même ses informations personnelles.

Ne saisissez pas la ville dans son champ, en effet celui est intuitif, vous aurez un choix de ville au moment où vous saisirez le code postal.

3-C- Vous êtes maintenant dans “Création une fonction” rubrique “Détail de la fonction”:

  • Dans instance vous laissé bureau exécutif
  • Dans fonction vous choisissez la fonction de la deuxième personne du bureau que vous enregistrez. Par exemple: Secrétaire ou Trésorier
  • Dans code envoi courrier vous mettez personnel
  • Dans date de début de validité vous laissé la date pré-remplie

Vous cliquez ensuite suivant.

3-D- Vous êtes maintenant dans “Création une fonction” rubrique “Code d’accès”:

Ici en tant qu’administrateur de votre intranet club vous donnez des droits à cette deuxième personnes de votre bureau exécutif.

Tous les rôles de gestionnaire ont la capacité de modifier, éditer et supprimer des informations. Les rôles de consultants ne peuvent que lire (En lecture seule) et observer. Attention on ne peut pas être consultant et gestionnaire en même temps.

3-E- Pour finir vous devez répéter exactement la même procédure pour toutes les fonctions que vous souhaitez créer ou remplacer.

Si tel est le cas, cliquez donc  sur “Créer une fonction”, de là vous allez arrivez sur un moteur de recherche de personnes existantes et vous suivez le même processus que pour l’étape d’avant.

4 – Votre bureau constitué au minimum de 3 personnes est à présent constitué mais votre club n’est pas encore ré-affilié et les membres de votre bureau ne sont toujours pas licenciés. Vous pouvez désormais procéder à votre affiliation effective à la Fédération Française Force.

Pour se faire dirigez-vous sur:

Accueil > Structures > Structure courante > Coordonnées

Depuis cette page, vous allez aller sur l’encadré “Adresse du siège” et cliquer sur le pictogramme d’édition. A ce moment, vous devez tout simplement finir de renseigner l’adresse postale de votre club et son adresse de messagerie électronique.

Accueil > Adhérent/licenciés > Création des licences

  • Ici on vous demande “Merci de valider le bureau avant de saisir des licences”: Vous devez cliquer “Valider”
  • Tout de suite après on vous demande “Pour saisir une licence, vous devez régler votre affiliation, voulez-vous vous affilier?”: Vous devez cliquer “Valider l’affiliation”
  • Félicitations votre club est presque affilié mais pour qu’elle soit effective votre club doit au moins licencier les 3 membres de son bureau exécutif, c’est pour ça que vous voyez le message en rouge “Les membres du bureau doivent posséder une licence active!”
  • Vous devez donc maintenant prendre les 3 licences de votre bureau et pour se faire vous devez pour chacun d’eux cliquer sur le petit rond noir avec une flèche vers la droite qui se situe tout à droite de chaque ligne à droite de la colonne ville.

Une fois que vous avez cliqué sur ce petit bouton, vous allez pouvoir prendre vos toutes premières licences:

Étape 1: Création de la Personne

Étape 2: Licence Fédérale (Compétiteur, Arbitre ou dirigeant) ou Loisir

Étape 3: Options (Assurance), celle-ci n’est pas obligatoire

Étape 4: Informations complémentaires concernant le certificat médical, les fonctions et activités privilégiées. Il n’est pas impératif de posséder le certificat médical pour finaliser la prise de licence mais il le sera pour la première compétition.

Étape 5: Récapitulatif et validation.

Vous devez répéter le même processus pour les deux autres membres du bureau. Quand les trois membres du bureau auront été licenciés vous serez officiellement affilié à la Fédération Française de Force.

Pour consulter vos opérations financières vous devez vous rediriger sur:

Accueil > Structures > Structure courante > Opérations Financières

Ici vous pourrez à tout moment consulter le solde de votre compte. Il apparait débiteur c’est normal, ne vous inquiétez pas. Vous nous avez signé une autorisation de prélèvement automatique qui permettra à la Fédération Française de Force de faire les acquittements tous les 10 du mois. Attention, toute opération financière effectuée avant le 5 du mois exclu sera débitée le 10 de ce même mois. Toute opération effectuée après le 5 du mois sera débitée le 10 du mois d’après.

Cette documentation est la pour vous aider dans un premier temps, elle n’est pas complète. Nous la ferons évoluer tous ensemble en fonction des différents retours que nous aurons au fur et à mesure du temps. N’hésitez donc surtout à venir la consulter si besoin.